Negosiasi : Perencanaan dan Penyusunan Strategi

Sebagian besar apa yang akan kita lakukan dalam semua aspek kehidupan baik secara sadar maupun tidak terframing dalam sebuah perencanaan atau strategi. Perencanaan dan strategi akan memudahkan dalam memetakan apa yang akan kita capai dan apa yang akan kita lakukan untuk mencapainya. Hal yang sama juga berlaku pada negosiasi. Dengan melakukan penyusunan strategi dan perencanaan yang efektif, tingkat keberhasilan dalam negosiasi akan semakin lebih besar. Waktu untuk persiapan yang kurang kerap menjadi kendala yang akhirnya menyebabkan kegagalan pada negosiasi. Persiapan yang kurang matang menyebabkan negosiator tidak dapat menentukan tujuannya dengan jelas yang berujung pada ketidakmampuan dalam mengimplementasikan tawaran-tawaran dalam negosiasi. Persiapan yang kurang matang juga dapat membuat negosiator tidak mengetahui kelemahan lawan dan posisi diri sendiri dan bahkan tidak tahu apakah harus menunda proses atau atau langsung bergantung kepada hasil negosiasi. Oleh karena itu, proses persiapan yang meliputi penyusunan rencana dan strategi menjadi penting dalam proses negosiasi. Tahap persiapan negosiasi dimulai dengan eksplorasi tujuan yang ingin dicapai yang dilanjutkan dengan pengembangang strategi untuk mencapai tujuan. Secara umum, tahap persiapan dalam negosiasi diuraikan dalam penjelasan di bawah ini.

Goals : The Focus That Drives a Negotiation Strategy

Goal adalah sebuah konsep yang menggambarkan hasil yang ingin dicapai (Lewicki, 2007). Para negosiator harus jeli dalam menemukan dan menentukan hasil apa yang ingin dicapai. Goal sangat menentukan langkah-langkah strategis selanjutnya dalam proses negosiasi. Goal pun bermacam-macam jenisnya, ada substantive goals yaitu yang sesuai dengan permasalahan seperti uang atau hasil spesifik lainnya, intangible goals yaitu hasil yang tidak dapat dilihat secara langsung misalnya kepuasan, dan procedural goals misalnya membentuk agenda atau hanya menyatukan suara dari para negosiator. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menentukan suatu hasil yang ingin dicapai karena hasil yang ingin dicapai menentukan strategi apa yang akan digunakan.

Efek langsung dari penentuan goals akan muncul dari empat aspek yang perlu diperhatikan. Yang pertama adalah harapan (wishes), harapan bukanlah hasil yang ingin dicapai melainkan hanya berhubungan dengan kepentingan atau kebutuhan yang memotivasi goals. Yang kedua adalah kondisi bahwa goals sering berkaitan dengan goals dari pihak lain yang berbeda, inilah yang kemudian dapat memicu konflik yang harus diselesaikan. Yang kedua adalah adanya batasan terhadap apa yang akan dilakukan jika goals yang telah ditentukan terindikasi untuk tidak dapat tercapai. Dengan demikian perlu adanya pertimbangan untuk mengganti dengan goals yang lain. Yang keempat adalah penentuan goals secara efektif dimana goals yang ditentukan harus spesifik, konkrit, dan measureable. Semakin spesifik, konkrit, dan terukur maka semakin mudah dalam menentukan strategi yang akan dilakukan. Efek tidak langsung adalah dengan membuat goals yang sederhana sehingga dapat membuat perencanaan yang sederhana pula bagi para negosiator yang akhirnya mempengaruhi strategi yang digunakan dalam negosiasi.

Strategy : The Overall Plan to Achieve One’s Goals

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa goals dapat menentukan strategi yang digunakan untuk mencapai goals itu sendiri. Dibawah ini akan dijabarkan mengenai beberapa konsep yang berkaitan dengan strategi sebagai rencana keseluruhan untuk mencapai hasil yang ditargetkan (Lewicki, 2007).

• Strategy vs Tactic

Konsep strategi sering diidentikkan dengan taktik, padahal keduanya memiliki makna dan tingkatan yang berbeda. Taktik bersifat sementara dan cenderung adaptif, dan bersifat mendukung strategi. Secara hirarkis, taktik merupakan kepanjangan dari strategi sehingga takti merupakan subordinasi dari strategi yang telah ditentukan sebelumnya.

• Unilateral vs Bilateral Approach to Strategy

Dalam menyusun strategi, terdapat pendekatan unilateral yang bermaksud tidak melibatkan pihak lain. Sedangkan pendekatan bilateral adalah dengan melibatkan beberapa pihak lain dalam penyusunan strategi.

• Dual Concern Model as a Vehicle for Describing Negotiation Strategies

Ada dua pertanyaan fundamental yang sangat direkomendasikan untuk dijadikan pertimbangan dalam menentukan strategi yang akan digunakan. Yang pertama adalah seberapa besar perhatian aktor negosiasi terhadap hasil substantif negosiasi. Yang kedua adalah seberapa besar perhatian para negosiator terhadap kualitas hubungan dengan pihak lain nantinya.

• Alternative Situational Strategies

Seorang negosiator harus mampu merespon keadaan dalam negosiasi secara cepat dan tepat. Alternatif dalam strategi juga perlu dipertimbangkan jika dalam praktiknya terjadi suatu hal yang di luar rencana.

• The Non-engagement Strategy : Avoidance

Ada kalanya dalam sebuah negosiasi, apa yang ingin dicapai tidak dapat dicapai. Dengan demikian, hal yang paling rasional dilakukan adalah dengan meninggalkan proses negosiasi.

• Active-engagement Strategy : Competition, Collaboration, Accomodation

Negosiasi yang terjadi dapat berupa kompetisi yang bersifat distributif, ada pihak yang menang dan kalah dan terjadi saling tawar-menawar. Negosiasi juga dapat berupa kolaborasi yang berisfat integratif, berusaha untuk meraih kesepakatan yang menguntungkan semua pihak. Negosiasi juga dapat berupa akomodasi yang hampir mirip dengan kompetisi namun satu pihak memberikan kuasa kepada pihak lain untuk mengindari konflik.

Understanding the Flow of Negotiations

Ada 7 langkah dalam proses negosiasi yang ideal menurut Leonard Greenhalgh yang dijabarkan dibawah ini :

1) Persiapan, adalah fase untuk mendefinisikan tujuan dan goal.

2) Relationship building, adalah fase untuk memetakan pihak-pihak yang terlibat, mencari tahu dan mencoba mengerti perbedaan yang muncul, menjalin kerjasama, dan membangun komitmen.

3) Information gathering, adalah fase untuk mengumpulkan informasi, mempelajari apa yang dibutuhkan oleh pihak lawan negosiasi, dan memperkirakan apa yang terjadi jika hal tersebut gagal dipenuhi.

4) Information using, adalah fase dimana informasi yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya digunakan.

5) Bidding, adalah fase dimana setiap pihak mengutarakan tawarannya untuk membuka negosiasi.

6) Closing the deal, adalah fase dimana komitmen untuk mencapai sebuah kesepakatan mulai diperkuat berdasarkan fase-fase sebelumnya.

7) Implementing the agreement, adalah fase lebih lanjut ketika kesepakatan telah dibuat. Dalam fase ini dibahas mengenai implementasi dari kesepakatan lebih detail, tentang siapa harus melakukan apa dan sebagainya.

Getting Ready to Implement the Strategy : The Planning Process

Sebelum memasuki beberapa tahapan dalam proses perencanaan, ada beberapa hal yang perlu diingat dalam proses perencanaan negosiasi :

a) Proses perencanaan tunggal dapat digunakan untuk proses negosiasi distributif maupun integratif

b) Ada banyak faktor yang dapat menentukan strategi yang akan digunakan dalam sebuah negosiasi, tidak hanya berdasarkan dua kategori yang telah disebutkan saja yaitu distributif dan integratif.

c) Negosiasi tidak hanya dilakukan oleh 2 orang atau 2 pihak, namun dapat juga dilakukan oleh banyak pihak.

d) Langkah ini dideskripsikan sebagai sebuah langkah yang linear, lengkap, dan up to date.

Dibawah ini adalah serangkaian proses dalam perencanaan dan penyusunan strategi dalam sebuah negosiasi :

a) Defining the issue adalah tahap menganalisa isu yang akan dibahas dalam negosiasi serta unsur-unsur dasar lainnya.

b) Assembling the issues and defining the bargaining mix adalah menyatukan isu-isu yang telah ditemukan ke dalam sebuah daftar isu. Setelah isu-isu tersebut didaftar sedemikian rupa, negosiator harus membuat prioritas terhadap isu-isu tersebut.

c) Defining the interest adalah proses pendefinisian interest dari pihak sendiri maupu pihak lawan. Pendefinisian tersebut berdasarkan isu-isu yang telah ditemukan sebelumnya. Interest yang muncul bisa berupa substantif interest, process-based interest, atau relation-based interest.

d) Knowing limit and alternatives adalah proses untuk mengetahui resistence point atau reservation price dari pihak-pihak yang bernegosiasi. Titik ini menunjukkan keadaan dimana para negosiator harus meninggalkan negosiasi karena apa yang menjadi keinginannya sudah tidak dapat lagi terwujud. Ketika mengetahui keadaan yang demikian, negosiator juga harus mempersiapkan alternatif lain untuk mengatasinya.

e) Setting targets and openings adalah proses untuk menentukan target yang ingin dicapai dalam negosiasi. Target lebih bersifat fleksibel, universal, atau meliputi beberapa hal yang ingin dicapai, tidak harus kaku dan ketat.

f) Assessing constituent and social context of negotiation adalah proses untuk menentukan dan menganalisa siapa saja yang terlibat dalam negosiasi beserta posisinya. Dalam negosiasi ada yang menduduki posisi yang superior, ada yang hanya mengobservasi, dan ada pula yang hanya mendengar. Apa yang terjadi di lingkungan sekitar juga harus menjadi pertimbangan bagi keberlangsungan negosiasi.

g) Analizing the other party adalah proses analisa yang sangat komprehensif dan holistik mengenai pihak lawan. Negosiator harus mengetahui sumber daya, isu, serta posisi tawar lawannya. Kepentingan dan kebutuhan, resistance point dan alternative, target dam tujuan, konstituen dan struktur sosial, hingga strategi dan tujuan dari pihak lawan pun harus diketahui.

h) Presenting issue to the other party adalah tahap dimana setiap pihak menyampaikan argumen, pandangan, dan posisi mereka terhadap permasalahan yang dibahas. Dalam proses biasanya terdapat berbagai macam pertanyaan dari satu pihak ke pihak lain mengenai argumennya.

i) What protocol needs to be followed in this negotiation adalah kewajiban bagi para negosiator untuk memperhatika serangkaian protokol dalam sebuah negosiasi seperti agenda yang akan diikuti, lokasi negosiasi berlangsung, waktu negosiasi akan dilangsungkan, periode waktu negosiasi, hal yang akan dilakukan ketika negosiasi gagal memenuhi kepentingan, menjaga kesepakatan yang telah disetujui, dan hal-hal yang menunjukka negosiasi mencapai kesepakatan.

Melalui penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa proses persiapan dalam negosiasi menjadi sangat penting dan menentukan untuk kelanjutan proses negosiasi selanjutnya. Strategi yang ditentukan juga akan menentukan keberhasilan negosiator dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kemampuan mengumpulkan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan proses negosiasi juga membantu menyukseskan jalannya negosiasi. Dengan adanya persiapan dan penyusunan strategi yang baik, diharapkan dapat tercipta kesepakatan yang mengakomodasi kepentingan dan menguntungkan bagi semua pihak.

Referensi :

Lewicki, Roy J, et al. 2007. (4) Negotiation : Strategy and Planning dalam Essentials of Negotiation (4th edition). New York : McGraw-Hill Companies, Inc.